കമ്പനി നിയമം: കമ്പനി സൂക്ഷിക്കേണ്ട കണക്കു ബുക്കുക ള്‍, മുതലായവ

അദ്ധ്യായം ഒന്‍പത്

കമ്പനിയുടെ കണക്കുക ള്‍

കമ്പനി സൂക്ഷിക്കേണ്ട കണക്കു ബുക്കുക ള്‍, മുതലായവ

ഓരോ കമ്പനിയും അതിന്റെ റെജിസ്റ്റേഡ് ഓഫീസില്‍, കമ്പനിയുടെയും ഉണ്ടെങ്കില്‍ അതിന്റെ ശാഖ ഓഫിസ്, അല്ലെങ്കില്‍ ഓഫീസുകളുടെയും സ്ഥിതിഗതികള്‍ സത്യവും ന്യായയുക്തവുമായി കാണിക്കുന്നതും കൂടാതെ റെജിസ്റ്റേഡ് ഓഫീസ്, അതിന്റെ ശാഖകള്‍ എന്നിവിടങ്ങളി ല്‍ നടത്തിയ  ഇടപാടുകള്‍ വിശദീകരിക്കുന്നതുമായ കണക്കു ബുക്കുകളും യുക്തമായ മറ്റു ബുക്കുകളും പേപ്പറുകളും ഓരോ സാമ്പത്തിക വര്‍ഷത്തെയും സാമ്പത്തിക സ്റ്റേറ്റ്മെന്‍റുകളും തയ്യാറാക്കുകയും സൂക്ഷിക്കുകയും അത്തരം ബുക്കുകള്‍ അക്രുവ ല്‍ അടിസ്ഥാനമാക്കി സൂക്ഷിക്കുകയും ഡബി ള്‍ എന്‍ട്രി സിസ്റ്റെം ഓഫ് അക്കൌണ്ടിംഗ് പ്രകാരം ആയിരിക്കുകയും വേണം.

മുന്‍പറഞ്ഞ ഏതെങ്കിലും അല്ലെങ്കി ല്‍ എല്ലാ കണക്കു ബുക്കുകളും മറ്റു യുക്തമായ പേപ്പറുകളും ഇന്ത്യയിലെ മറ്റേതെങ്കിലും സ്ഥലത്തു സൂക്ഷിക്കാന്‍ ബോര്‍ഡ്‌ ഓഫ് ഡയറക്ടര്‍മാര്‍ക്ക് തീരുമാനിക്കാം. അങ്ങനെ തീരുമാനിക്കുന്നെങ്കില്‍ കമ്പനി ഏഴു ദിവസത്തിനുള്ളി ല്‍ ആ സ്ഥലത്തിന്റെ മുഴുവന്‍ വിലാസവും ചേര്‍ത്ത നോട്ടീസ് റെജിസ്ട്രാര്‍ക്ക് എഴുതി ഫയ ല്‍ ചെയ്യണം.

അത്തരം കണക്കു ബുക്കുകളും മറ്റു യുക്തമായ പേപ്പറുകളും ഇലക്ട്രോണിക് മോഡില്‍ നിര്‍ദ്ദേശിച്ച വിധത്തി ല്‍ കമ്പനിക്ക്‌ സൂക്ഷിക്കാം.

[വ. 128 (1) ]

കമ്പനിക്ക്‌ ഇന്ത്യയിലോ പുറത്തോ ഒരു ശാഖാ ഓഫിസ് ഉണ്ടെങ്കി ല്‍ ശാഖാ ഓഫിസ് നടത്തിയ ഇടപാടുകളുമായി ബന്ധപ്പെട്ട വേണ്ടപോലെയുള്ള കണക്കു ബുക്കുകള്‍ ആ ഓഫീസി ല്‍ സൂക്ഷിക്കുകയും വേണ്ടപോലെ സംക്ഷിപ്തമാക്കിയ റിട്ടേണുകള്‍ ആനുകാലികമായി ശാഖാ ഓഫിസ് കമ്പനിക്ക്‌ അതിന്റെ റെജിസ്റ്റേഡ് ഓഫീസ് അല്ലെങ്കി ല്‍ ഉ.വ.(1) പറഞ്ഞ സ്ഥലത്തേക്ക് അയയ്ക്കുകയും ചെയ്‌താ ല്‍ ഉ.വ.(1) - ലെ വ്യവസ്ഥകള്‍ പാലിച്ചതായി പരിഗണിക്കും.

[വ. 128 (2) ]

കമ്പനി ഇന്ത്യയ്ക്കകത്ത് നിലനിര്‍ത്തുന്ന കണക്കു ബുക്കുകളും മറ്റു ബുക്കുകളും പേപ്പറുകളും കമ്പനിയുടെ റെജിസ്റ്റേഡ് ഓഫീസിലോ മറ്റു സ്ഥലത്തോ ഡയറക്ടര്‍ക്ക് ബിസിനസ്‌ സമയങ്ങളി ല്‍ പരിശോധനക്കായി തുറക്കും. രാജ്യത്തിന്‌ വെളിയി ല്‍ നിലനിര്‍ത്തുന്ന സാമ്പത്തിക വിവരങ്ങളുടെ കാര്യത്തില്‍, നിര്‍ദ്ദേശിച്ച ഉപാധികള്‍ക്ക് വിധേയമായി അത്തരം സാമ്പത്തിക വിവരങ്ങളുടെ പകര്‍പ്പ് നിലനിര്‍ത്തുകയും ഡയറക്ടറുടെ പരിശോധനക്ക് വിധേയമാക്കുകയും ചെയ്യണം.

കമ്പനിയുടെ ഏതെങ്കിലും സബ്സിഡിയറിയുടെ പരിശോധന ബോര്‍ഡ്‌ ഓഫ് ഡയറക്ടര്‍മാരുടെ ഒരു പ്രമേയം വഴി അധികാരപ്പെടുത്തിയ ആള്‍ക്കു മാത്രമേ പറ്റൂ.

[വ. 128 (3) ]

ഉ.വ.(3) പ്രകാരം ഒരു പരിശോധന നടത്തുമ്പോള്‍, ഓഫീസര്‍മാരും കമ്പനിയുടെ മറ്റു ജീവനക്കാരും പരിശോധന നടത്തുന്ന ആള്‍ക്ക് കമ്പനിയില്‍ നിന്നും ന്യായമായി പ്രതീക്ഷിക്കാവുന്ന പരിശോധനക്ക് വേണ്ട സര്‍വ സഹായവും ചെയ്തു കൊടുക്കണം.

[വ. 128 (4) ]

ഒരു സാമ്പത്തിക വര്‍ഷത്തിനു തൊട്ടു മുന്‍പുള്ള എട്ട് സാമ്പത്തിക വര്‍ഷത്തി ല്‍ കുറയാതെയുള്ള കാലയളവിലെയും  അല്ലെങ്കി ല്‍ കമ്പനി എട്ട് വര്‍ഷത്തി ല്‍ കുറഞ്ഞ കാലയളവി ല്‍ മാത്രം  നിലനില്ക്കുന്നെങ്കി ല്‍ എല്ലാ മുന്‍വര്‍ഷങ്ങളിലെയും കണക്കു ബുക്കുക ള്‍ അത്തരം കണക്കു ബുക്കുകളിലെ ഏതെങ്കിലും ചേര്‍പ്പുമായി ബന്ധപ്പെട്ട വൌച്ചറുക ള്‍ സഹിതം നല്ല രീതിയില്‍ സൂക്ഷിക്കണം.

അദ്ധ്യായം XIV പ്രകാരം കമ്പനിയില്‍ അന്വേഷണത്തിന് ഉത്തരവായിട്ടുണ്ടെങ്കില്‍ കേന്ദ്ര ഗവര്‍ന്മേണ്ടിന് അതിനു യുക്തമെന്നു തോന്നുന്ന നീണ്ട കാലയളവിലേക്ക് കണക്കു ബുക്കുക ള്‍ സൂക്ഷിക്കാ ന്‍ നിര്‍ദ്ദേശിക്കാം.

[വ. 128 (5) ]

മാനേജിംഗ് ഡയറക്ടര്‍, ഫിനാന്‍സിന്റെ ചുമതലയുള്ള മുഴുവന്‍ സമയ ഡയറക്ടര്‍, ചീഫ് ഫിനാന്‍ഷ്യ ല്‍ ഓഫീസ ര്‍ അല്ലെങ്കി ല്‍ ഈ വകുപ്പിന്റെ വ്യവസ്ഥകള്‍ പാലിക്കാ ന്‍ ബോര്‍ഡ്‌ ചുമതലപ്പെടുത്തിയ കമ്പനിയിലെ മറ്റു ഏതെങ്കിലും വ്യക്തി, എന്നിവരി ല്‍ ആരെങ്കിലും  വ്യവസ്ഥകള്‍ക്ക് വിരുദ്ധമായി പ്രവര്‍ത്തിക്കുന്നെങ്കി ല്‍, ആ  മാനേജിംഗ് ഡയറക്ടര്‍, ഫിനാന്‍സിന്റെ ചുമതലയുള്ള മുഴുവന്‍ സമയ ഡയറക്ടര്‍, ചീഫ് ഫിനാന്‍ഷ്യ ല്‍ ഓഫീസ ര്‍ അല്ലെങ്കി ല്‍ മറ്റു വ്യക്തി ഒരു വര്‍ഷം വരെ ജയില്‍വാസത്തിനും അല്ലെങ്കി ല്‍ അന്‍പതിനായിരം രൂപയി ല്‍ കുറയാതെ എന്നാല്‍ അഞ്ചു ലക്ഷം രൂപാ വരെ പിഴയും  ചിലപ്പോ ള്‍ രണ്ടും കൂടിയും ശിക്ഷിക്കപ്പെടും.

[വ. 128 (6) ]

#CompaniesAct